Пошук та створення картки пацієнта

1 Пошук картки пацієнта в системі МІС МЕД-ЛІНК

Алгоритм дій:

1. У бічному меню перейдіть до розділу Пацієнти, натиснувши на відповідний пункт:

Бічне меню з пунктом «Пацієнти».

2. На сторінці Реєстр пацієнтів знайдіть картку пацієнта у списку одним із способів пошуку:

Сторінка реєстру пацієнтів.

№	Спосіб	Дія
1	Швидкий пошук за ПІБ	Введіть прізвище, ім'я або по батькові у поле пошуку ПІБ пацієнта та натисніть на іконку лупи або клавішу Enter
2	Використання розширених фільтрів	Натисніть на іконку фільтра у правому верхньому куті та відфільтруйте список за додатковими параметрами (датою народження, номером телефону та інші). Зручно використовувати якщо багато пацієнтів з однаковим прізвищем

інформація

У колонках таблиці доступна можливість сортування записів. Натисніть на заголовок будь-якої колонки в таблиці щоб впорядкувати записи за зростанням або спаданням

Якщо картка в МІС МЕД-ЛІНК знайдена — можна відкрити її та працювати з нею. Щоб відкрити медичну картку, натисніть на ПІБ потрібного пацієнта в списку або скористайтеся меню додаткових дій (три крапки ⋮) у правій частині рядка.

Якщо картка в МІС МЕД-ЛІНК не знайдена — перейдіть до розділу 2. Пошук картки пацієнта в ЕСОЗ (e-Health)

2 Пошук картки пацієнта в ЕСОЗ (e-Health)

Якщо в МІС МЕД-ЛІНК картки пацієнта не знайдено, перевірте, чи зареєстрований пацієнт в ЕСОЗ.

Алгоритм дій:

1. На сторінці Реєстр пацієнтів натисніть кнопку Створення пацієнта:

Кнопка «Створення пацієнта».

2. У вікні Пошук ідентфікованого пацієнта в ЕСОЗ заповніть поля Прізвище, Ім'я та Дата народження. Натисніть кнопку лупа (пошук):

Вікно пошуку пацієнта в ЕСОЗ.

Далі залежить від результату пошуку — див. п. 2.3 або 2.4.

2.1 Пацієнта знайдено в ЕСОЗ

Якщо пацієнта знайдено в ЕСОЗ виконайте наступні дії:

1. У списку пацієнтів встановіть позначку в чекбоксі навпроти потрібного запису.
2. Натисніть кнопку Обрати пацієнта в E-Health.

Після цього картку пацієнта буде збережено в МІС МЕД-ЛІНК:

Результат пошуку в ЕСОЗ.

2.2 Пацієнта не знайдено в ЕСОЗ

Якщо пацієнта не знайдено в ЕСОЗ з'явиться повідомлення Немає даних. Це означає, що за вказаними параметрами точних збігів у центральній системі не виявлено:

Повідомлення «Немає даних».

Закрийте вікно Пошук ідентфікованого пацієнта в ЕСОЗ та створіть картку пацієнта заповнивши всі поля вручну.

3. Створення нової картки пацієнта в МІС МЕД-ЛІНК

Для створення нової картки пацієнта в МІС МЕД-ЛІНК виконайте наступні дії:

1. Заповніть обов'язкові поля на сторінці картки пацієнта, позначені зірочкою *.
2. Натисніть кнопку Зберегти:

Форма нової картки пацієнта.

Після збереження система покаже картку з інформацією про статус реєстрації в ЕСОЗ:

Картка зі статусом реєстрації в ЕСОЗ.

Увага!

Якщо з'явилось повідомлення про відсутній ідентифікатор пацієнта в e-Health:

• виконайте пошук пацієнта в e-Health (детальніше див. 2 Пошук картки пацієнта в ЕСОЗ (e-Health))
  або
  
• реєстрацію в ЕСОЗ (детальніше див. 4 Реєстрація пацієнта в ЕСОЗ (e-Health)).

4 Реєстрація пацієнта в ЕСОЗ (e-Health)

Реєстрація в ЕСОЗ (e-Health) потрібна, щоб пацієнт мав ідентифікатор в електронній системі охорони здоров’я.

Алгоритм дій:

1. Відкрийте картку пацієнта.
2. Перейдіть на вкладку Реєстрація в eHealth:

Вкладка «Реєстрація в eHealth».

3. Натисніть кнопку + Додати:

Кнопка «+ Додати».

4. Заповніть поля форми Створення пацієнта, вказавши інформацію у розділах:

• Особисті дані пацієнта
• Контакти пацієнта
• Адреса реєстрації пацієнта
• Екстрений зв'язок
• Довірені особи
• Спосіб автентифікації
• Збереження форми:

Форма «Створення пацієнта».

5. Відправте заявку на реєстрацію в ЕСОЗ (див. 4.2 Відправка заявки на реєстрацію в ЕСОЗ).

6. Оформіть друк та підпис інформаційної згоди (див. 4.3 Друк та підпис інформаційної згоди).

7. Перевірте, що реєстрація в ЕСОЗ відображається коректно (див. 4.4 Перевірка реєстрації).

4.1 Створення пацієнта

4.1.1 Особисті дані пацієнта

Для внесення та реєстрації нового пацієнта в системі у блоці Особисті дані пацієнта вкажіть дані в розділах:

Особисті дані пацієнта.

№	Розділ	Дія
1	Особисті дані пацієнта	Призначений для внесення даних пацієнта: - Прізвище* — вкажіть прізвище пацієнта. - Ім'я* — вкажіть ім'я пацієнта. - По батькові* — вкажіть по батькові пацієнта або встановіть чекбокс По батькові відсутнє. - Стать* — оберіть стать пацієнта. - Дата народження* — оберіть дату народження пацієнта в календарі. - Країна народження* — оберіть країну народження пацієнта. - Місто народження* — вкажіть місто народження пацієнта. - Кодове слово* — вкажіть кодове слово пацієнта (введіть слово не менше 6 символів кирилицею). - РНОКПП — вкажіть податковий номер пацієнта. Якщо пацієнт відмовляється від РНОКПП з релігійних причин: - У паспорті має бути відповідна відмітка. - Позначте чек-бокс Відмова від РНОКПП. - Після збереження потрібно буде завантажити фото паспорту з печаткою про відмову від РНОКПП. - Унікальний номер запису в ЄДДР — вкажіть номер запису в ЄДДР (для ID-картки).
2	Документи	Призначений для додавання документів пацієнта. Якщо обрано біометричний паспорт громадянина України — додатково заповніть поле Унікальний номер запису в ЄДДР (номер на ID-картці). Натисніть Додати щоб прикріпити новий документ
3	Кнопки навігації	ДАЛІ — натисніть для переходу до наступного етапу (Адреса реєстрації пацієнта)

інформація

Поля, позначені зірочкою *, є обов'язковими для заповнення.

Для дітей до 14 років поле РНОКПП не є обов’язковим

4.1.2 Контакти пацієнта

У блоці Контакти пацієнта вкажіть дані у таких розділах:

Контакти пацієнта.

№	Розділ	Дія
1	Основні канали зв'язку	Призначений для вибору пріоритетного способу отримання інформації: - Бажаний шлях спілкування — оберіть спосіб зв'язку з випадаючого списку: Електронна скринька або Телефон. - Електронна скринька — вкажіть e-mail адресу пацієнта
2	Засоби зв'язку	Секція для додавання номерів телефону контактної особи: Натисніть + ДОДАТИ, щоб відкрити інтерфейс для введення даних. - Тип телефонного номеру — оберіть мобільний або стаціонарний. - Номер телефону — вкажіть номер телефону пацієнта
3	Кнопки навігації	- НАЗАД — натисніть для повернення до попереднього кроку (Особисті дані пацієнта). - ДАЛІ — натисніть для переходу до наступного етапу (Адреса реєстрації пацієнта)

інформація

Поля, позначені зірочкою *, є обов'язковими для заповнення

4.1.3 Адреса реєстрації пацієнта

У блоці Адреса реєстрації пацієнта вкажіть дані у таких розділах:

Адреса реєстрації.

№	Розділ	Дія
1	Перемикач (тумблер)	Дозволяє автоматично встановити адресу реєстрації як адресу фактичного проживання. Використовуйте, якщо адреси збігаються, щоб не заповнювати однакові дані повторно.
2	Основна форма введення адреси	Заповніть адресу реєстрації пацієнта у відповідних полях: - Адміністративні дані — оберіть країну (за замовчуванням Україна), область та район зі списків офіційних назв. - Населений пункт — введіть назву міста/селища/села та оберіть тип населеного пункту зі списку, що пропонує система. - Деталі локації — оберіть тип вулиці та назву вулиці зі списку. Якщо вулиці немає в довіднику — натисніть Enter для підтвердження введеної назви. - Будівля та житло — вкажіть номер будинку, номер квартири (необов'язкове поле) та поштовий індекс.
3	Кнопки навігації	- НАЗАД — натисніть для повернення до попереднього кроку (Контакти пацієнта). - ДАЛІ — натисніть для переходу до наступного етапу (Екстрений зв'язок).

інформація

Поля, позначені зірочкою *, є обов'язковими для заповнення

4.1.4 Екстрений зв'язок

У блоці Екстрений зв'язок вкажіть дані у таких розділах:

Екстрений зв’язок.

№	Розділ	Дія
1	Ідентифікація контактної особи	Цей блок містить поля для введення ПІБ контактної особи: - Прізвище* — вкажіть прізвище контактної особи. - Ім'я* — вкажіть ім'я контактної особи. - По батькові — вкажіть по батькові контактної особи (за наявності)
2	Засоби зв'язку	Секція для додавання номерів телефону контактної особи: Натисніть + ДОДАТИ, щоб відкрити інтерфейс для введення даних. - Тип телефонного номеру — оберіть мобільний або стаціонарний. - Номер телефону — вкажіть номер телефону контактної особи
3	Кнопки навігації	- НАЗАД — натисніть для повернення до попереднього кроку (Адреса реєстрації пацієнта). - ДАЛІ — натисніть для переходу до наступного етапу Довірені особи

4.1.5 Довірені особи

У блоці Довірені особи вкажіть дані у таких розділах:

Довірені особи.

№	Розділ	Дія
1	Пошук та вибір довіреної особи	- Виконайте пошук персони — вкажіть ПІБ або інші ідентифікатори у полі пошуку з іконкою лупи. - Оберіть довірену особу зі списку результатів (особа має бути зареєстрована в eHealth). - За потреби натисніть іконку кошика, щоб видалити помилково обрану особу
2	Документальне підтвердження	У секції Документи підтвердження зв'язку вкажіть юридичну підставу зв'язку: Натисніть + ДОДАТИ, щоб відкрити форму додавання документа. - Оберіть тип документа і вкажіть серію та номер документа. - Вкажіть щонайменше один документ, інакше блок не буде вважатися завершеним. - Для дорослих недієздатних осіб вкажіть документ рішення суду або інший підтверджуючий документ. - Для дітей до 14 років вкажіть серію та номер свідоцтва про народження або рішення суду (якщо є опікун)
3	Кнопки навігації	- НАЗАД — натисніть для повернення до розділу Екстрений зв'язок. - ДАЛІ — натисніть для переходу до наступного етапу Спосіб автентифікації

інформація

Поля, позначені зірочкою *, є обов'язковими для заповнення

Важливо!

Для осіб старше 14 років заповнюйте розділ лише за наявності опікуна за рішенням суду.

Для дітей до 14 років розділ заповнюється обов'язково; довірена особа має бути зареєстрована в ЕСОЗ

4.1.6 Спосіб автентифікації

У блоці Спосіб автентифікації оберіть зі списку один із запропонованих варіантів:

Спосіб автентифікації.

№	Розділ	Дія
1	Спосіб автентифікації	У цій зоні відображаються вибрані методи підтвердження (наприклад, за номером телефону або через документи). Натисніть + ДОДАТИ у правій частині блоку, щоб додати метод автентифікації та оберіть спосіб підтвердження: - Автентифікація через документи: обирається у випадку відсутності номеру телефону у пацієнта. Та у випадку наявності опікуна у дорослої особи за рішенням суду. Завантажте сканкопії документів для підтвердження та доступу до даних пацієнта в ЕСОЗ. - Формати файлів: PDF, JPG, PNG, BMP. - Максимальний розмір файлу: до 20 МБ. - У назві файлу документа, що посвідчує особу, не використовуйте символи ЫЪЭЁыъэё@%&$^#; використовуйте літери А-Я, Ґ, Ї, І, Є (обидва регістри) та цифри 0-9. - Автентифікація через СМС: вкажіть номер телефону пацієнта та введіть код підтвердження з SMS, надісланий на вказаний номер
4	Кнопки навігації	- НАЗАД — натисніть для повернення до попереднього кроку (Довірені особи / Екстрений зв'язок). - ДАЛІ — натисніть для переходу до наступного етапу Збереження форми

4.1.7 Збереження форми

Після заповнення всіх даних натисніть кнопку Зберегти:

Збереження форми.

4.2 Відправка заявки на реєстрацію в ЕСОЗ

1. На сторінці картки пацієнта натисніть кнопку Створити в Ehealth.
2. У вікні про згоду на обробку персональних даних переведіть повзунок у активний стан (зелений колір із позначкою ✅) та натисніть Підтвердити дію:

Згода на обробку персональних даних.

3. Після повідомлення про успішне створення заявки натисніть Підтвердити заявку.
4. Залежно від обраного способу підтвердження:
   • СМС — введіть код з SMS, надісланого на номер пацієнта:

Введення коду з СМС.

• Через документи — завантажте потрібні файли документів:

Завантаження документів.

інформація

Після успішного підтвердження система покаже відповідне повідомлення:

Успішне підтвердження заявки.

4.3 Друк та підпис інформаційної згоди

Після підтвердження заявки на реєстрацію в ЕСОЗ потрібно роздрукувати інформаційну згоду пацієнта на обробку персональних даних, отримати її підпис від пацієнта та завершити підписання заявки кваліфікованим електронним підписом (КЕП) медичного працівника в МІС МЕД-ЛІНК.

Алгоритм дій:

1. Натисніть кнопку Друк, щоб сформувати та роздрукувати інформаційну згоду.
2. Надайте роздрукований документ пацієнту. Пацієнт має підписати згоду власноруч:

Інформаційна згода.

Місце підпису пацієнта.

3. У системі МІС МЕД-ЛІНК натисніть кнопку Підписати.
4. У вікні підтвердження того, що пацієнт підписав паперову згоду, переведіть повзунок у активний стан і натисніть Підтвердити:

Підтвердження підпису згоди.

5. Оберіть файл кваліфікованого електронного підпису (КЕП), введіть пароль ключа та натисніть Підписати:

Підпис КЕП.

6. Після успішного підписання система надішле дані до ЕСОЗ і покаже повідомлення про успішне завершення операції:

Успішне завершення реєстрації.

інформація

Підпис КЕП фіксує факт отримання підпису пацієнта на інформаційній згоді та завершує етап реєстрації в електронній системі охорони здоров’я в межах цього сценарію.

4.4 Перевірка реєстрації

Після завершення реєстрації в ЕСОЗ і підписання заявки КЕП переконайтеся, що в МІС МЕД-ЛІНК коректно відображаються ідентифікатор пацієнта в електронній системі охорони здоров’я та статус підтвердження.

Алгоритм дій:

1. У картці пацієнта перейдіть на вкладку Основні дані.
2. Переконайтесь, що відображається ідентифікатор пацієнта в ЕСОЗ та метод підтвердження зі статусом Підтверджений:

Вкладка «Основні дані».

5. Редагування даних пацієнта в ЕСОЗ

Якщо після реєстрації потрібно змінити дані пацієнта в ЕСОЗ, відредагуйте запис у МІС МЕД-ЛІНК, дотримуючись обмежень НСЗУ та правил e-Health. Складні зміни робіть поетапно з підтвердженням і підписом після кожної заявки.

5.1. Відкрити редагування

Алгоритм дій:

1. Відкрийте картку пацієнта.
2. Перейдіть на вкладку Реєстрація в Ehealth.
3. Натисніть три крапки в правому верхньому куті сторінки біля потрібного запису:

Меню запису реєстрації.

4. Виберіть Редагувати.
5. Внесіть зміни у потрібних полях форми Редагування пацієнта:

Форма «Редагування пацієнта».

6. Натисніть Зберегти:

Збереження змін.

інформація

Зміни доцільно вносити по одному полю (або групі пов’язаних полів), після кожної зміни — підписувати заявку в ЕСОЗ.

5.2. Важливі обмеження при редагуванні

Перед змінами переконайтеся, що обрана комбінація полів дозволена правилами ЕСОЗ. У сумнівних випадках звертайтеся до НСЗУ.

Алгоритм дій:

1. Перевірте правила щодо РНОКПП: змінити можна лише якщо поле раніше не було заповнене, або зміна передбачена правилами (за потреби — консультація НСЗУ).
2. Змінюючи дату народження, переконайтеся, що вона узгоджується з РНОКПП.
3. Не вносьте одночасно РНОКПП і зміни паспортних даних: спочатку додайте РНОКПП, підпишіть заявку в ЕСОЗ, потім змініть паспорт і знову підпишіть заявку.
4. Не змінюйте одночасно ПІБ разом із розділами Документи та РНОКПП — робіть зміни поетапно з підписом після кожного кроку (див. таблицю нижче).

Складні випадки (порядок дій):

Ситуація	Що робити
Змінити ПІБ і документи	Спочатку зі старим ПІБ змініть документи і підпишіть заявку; потім змініть ПІБ і знову підпишіть.
Змінити документи, РНОКПП ще не введено	Спочатку введіть РНОКПП зі старою серією документа і підпишіть; потім змініть документи і підпишіть.
Змінити ПІБ + документи + додати РНОКПП	По черзі: РНОКПП зі старим документом → підпис; новий документ → підпис; новий ПІБ → підпис.
У дитини та батька/матері змінилось свідоцтво	Спочатку змініть свідоцтво у батька/матері (у дитини залиште старе), потім змініть свідоцтво у дитини. Якщо у матері також змінились ПІБ і документи — спочатку документи матері, потім її ПІБ, потім її свідоцтво, потім свідоцтво дитини. Після кожної зміни — підписання.

5.3. Підтвердження змін

Після збереження відредагованих даних система сформує заявку на зміни в ЕСОЗ. Її потрібно підтвердити тим самим способом, що й при реєстрації (за налаштуваннями пацієнта), і підписати КЕП медичного працівника.

Алгоритм дій:

1. Підтвердіть зміни обраним способом (СМС, документи або через іншу особу).
2. Підпишіть запит на зміни кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Після успішного підтвердження та підписання оновлені дані надійдуть до ЕСОЗ:

Успішне оновлення в ЕСОЗ.

6. Зміна свідоцтва про народження (діти до 14 років) або виправлення помилки

Застосовуйте цей порядок дій у МІС МЕД-ЛІНК, коли для дитини до 14 років потрібно оновити свідоцтво про народження в ЕСОЗ або виправити помилку в серії, номері чи типі документа, внесену під час створення картки. Кожен з чотирьох етапів завершуйте підтвердженням СМС (або іншим способом, доступним для пацієнта) та підписанням заявки КЕП — інакше зміни не надійдуть до ЕСОЗ.

Алгоритм дій:

1. Додати новий документ

   • Залиште в картці документ Свідоцтво про народження (для осіб, які не досягли 14-річного віку) зі старою (неправильною) серією та номером.
   • Додайте документ Свідоцтво про народження іноземного зразку з новою (правильною) серією та номером.
   • Результат: у картці відображаються два документи.
   • Підтвердіть СМС (або іншим способом) та підпишіть заявку КЕП.

2. Видалити старий документ

   • Видаліть Свідоцтво про народження (для осіб, які не досягли 14-річного віку) зі старою серією та номером.
   • Залиште Свідоцтво про народження іноземного зразку з новою (правильною) серією та номером.
   • Результат: у картці лишається один документ (іноземного зразку).
   • Підтвердіть СМС (або іншим способом) та підпишіть заявку КЕП.

3. Додати правильний тип документу

   • Додайте ще один документ Свідоцтво про народження (для осіб, які не досягли 14-річного віку) з правильною серією та номером (як у документі іноземного зразку).
   • Результат: два записи з однаковою серією та номером, але різних типів (іноземного зразку та звичайний для віку до 14 років).
   • Підтвердіть СМС (або іншим способом) та підпишіть заявку КЕП.

4. Прибрати тимчасовий документ

   • Видаліть Свідоцтво про народження іноземного зразку.
   • Результат: у картці залишається лише Свідоцтво про народження (для осіб, які не досягли 14-річного віку) з правильною серією та номером.
   • Підтвердіть СМС (або іншим способом) та підпишіть заявку КЕП.

інформація

Типи документів у довіднику мають збігатися з фактичним свідоцтвом пацієнта. Якщо сценарій не підходить до вашого випадку, уточніть порядок дій у службі підтримки або НСЗУ.